זו ישיבת צוות, לא פודקאסט!

זו ישיבת צוות, לא פודקאסט!

מי לא מכיר את זה? נכנסנו לישיבה והמנהל "מדבר את עצמו לדעת" ואז אחד העובדים רוצה להגיד את דברו ופותח במונולוג משל עצמו.

עצור! זוהי ישיבת צוות, לא פודקאסט!

התכוננו לישיבה וכך תרוויחו הירתמות של העובדים, אנרגיה מעצימה וניצול זמן שיכול להביא למינוף רעיונות ולעבודה משותפת, מדויקת ופוריה יותר.

שלבים הכרחיים לישיבה אפקטיבית –

1. הכנה טרם הישיבה –
   להזמין אנשים רלוונטיים, להכין ולכוון את מי שאמור לשאת דברים/להציג נושא.
   להכין מקומות ישיבה כמספר המשתתפים.
   להכין רשימת נושאים (עד יום טרם הישיבה), להכין סדר יום כולל לוחות זמנים מוגדרים ולפרסם למשתתפים.  
   לוחות זמנים– כל נושא מוגבל בזמן. כל דובר מקבל את רשות הדיבור לזמן מוגבל (ראה פירוט מטה בסעיף "שיטת הלופר").
   הכנה מראש של אביזרים נדרשים וכיבוד קל.
   להכין פורמט לפרוטוקול (מומלץ בטבלה): דובר, נושא, פירוט הנושא, יעדים, אחריות, לוחות זמנים. להגדיר מראש מי אחראי על הכנת הפרוטוקול (וכמובן ליידע אותו טרם הישיבה).
2. פתיחת הישיבה –
   1. מתחילים בזמן! הזמנה ל8:55 אפקטיבית יותר מהזמנה ל 9:00 על מנת שבדיוק ב 9 הישיבה תתחיל.
   2. מתחילים במשהו חיובי. תמיד יש משהו..
   3. חזרה לפרוטוקול ישיבה קודמת ובחינת ההתקדמות בכל נושא – נושאים פתוחים יועתקו לפרוטוקול החדש עם ציון זמן הישיבה הקודמת והתקדמות עד כה.
   4. סדר יום הישיבה מוצג ועל פיו מתקדמים.
3. במהלך הישיבה –
   1. יש לאפשר לאנשים להביע את דעתם, יחד עם זאת חשוב לנהל את הדיון באופן אפקטיבי ומכוון מטרה. סדר היום לנגד עיניך.
   2. רישום דברים חשובים בצד, מעבר למה שנרשם בפרוטוקול לטובת מעקב אישי וממוקד.
   3. דוברים מסוימים משתלטים על הישיבה? – הפסקה של 5 דקות וחזרה, לטובת שינוי האווירה.
   4. בזמן שאחרים מדברים, מבט לעבר שאר המשתתפים יכול ללמד הרבה.
   5. כותב הפרוטוקול מסכם כל נושא בסיומו בקול רם בפני כל המשתתפים.
4. סיכום הישיבה –
   1. סיכום בנקודות בלבד. שכן בכל סוף נושא הסיכום נקרא וסוכם.
   2. זמן לעדכונים טכניים.
   3. באם ידוע זמן הישיבה הבא / פעילות חשובה זה הזמן ליידע.
   4. הפצה לכל מי שהוזמן לפגישה (כולל אלו שלא נכחו).
5. מעקב ובקרה –
   1. יש להגדיר ביומן זמן למעקב ולבקרה בהתאם לתיעוד בפרוטוקול.
   2. תיוק כולל הדגשות בגוף הטקסט עבורך.
   3. משוב עצמי – למידה תוך כדי עבודה ושיפור עצמי

טיפים לניהול ישיבה מיטבית –

1. "שיטת הלופר" בישיבות – שעון חול (zandloper בהולנדית) מתהפך ורשות הדיבור ניתנת בהתאם. אין לתת זמן דיבור בלתי מוגבל. על כל עובד להגיע מוכן לישיבה וממוקד.
2. כללי אל תעשה:
   לעולם לא נבטל עובד בפורום בזריקת אמירות כמו "זה לא באמת חשוב", "תעזוב, יהיה בסדר".
   לא ניתן הבטחות ללא כיסוי.
   בוודאי שלא ננצל את הפורום לסגירת חשבונות.

בהצלחה.
אתכם תמיד, הפוגהTEAM.